Hyppää sisältöön

Tietosuoja

Kajaanin Vesi -liikelaitoksen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietojen huolellinen käsittely ja suojaaminen ovat meille tärkeitä. Henkilötietoja keräämme ja käytämme ensisijaisesti vesi- ja jätevesihuoltopalveluiden toteuttamiseen ja yhteydenpitoon. Asiakastietojen käsittely perustuu kanssasi tehtyyn sopimukseen.  Henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä kerromme tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa.

  • Kajaanin Vesi -liikelaitos, y-tunnus 0214958-9
    Onnelantie 10, 87100 Kajaani
    Puhelin 08 6155 2949
    Sähköpostiosoite: kajaaninvesi@kajaani.fi

  • Kajaanin Vesi -liikelaitos, laskentasihteeri Piia Huotari
    Puhelin 08 6155 2949
    Sähköpostiosoite: kajaaninvesi@kajaani.fi

  • Kajaanin kaupunki, tietosuojavastaava Tarja Nahkiaisoja
    Puhelin 044 7100 666
    Sähköpostiosoite: tietosuoja@kajaani.fi

  • Kajaanin Vesi -liikelaitoksen asiakasrekisteri

  • Kajaanin Vesi -liikelaitos huolehtii vesihuollosta toiminta-alueellaan.
    Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

    • asiakassuhteen hoitaminen
    • asiakastietojen ylläpito
    • sopimusten hallinta
    • vesi-, jätevesi- ja työlaskutuksen hoitaminen
    • maksuvalvonta
    • vesimittaritietojen hallinta
    • liitoskohtatietojen hallinta
    • vesihuollon häiriöistä tiedottaminen

    Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus (tietosuoja-asetus art. 6)
    Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan ja Kajaanin Vesi -liikelaitoksen väliseen sopimukseen sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

    Lain säännös, johon henkilötietojen käsittely perustuu
    Vesihuoltolaki 119/2001

    • kuluttajan/maksajan/omistajan ja asukkaiden tiedot:
      nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutusosoite, suoramaksutunnus, verkkolaskutunnus, e-laskutunnus, vedenkulutustiedot, vuosikäyttöarvio, laskutiedot, suoritustiedot, kontaktit
    • yhteyshenkilöiden tiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
    • kiinteistötiedot: osoite, kiinteistötunnus, kerrosala, käyttötarkoitus
    • rakennuksen tiedot: kerrosala, kiinteistön tyyppi ja käyttötarkoitus
    • mittaritiedot: mittarinumero ja -tyyppi, asennuspäivä, sijainti
    • liittymismaksut
    • vanhat liittymismaksuperusteet
    • Ensisijaisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään; liittymishakemus, liittymissopimus, mittarilukukortti, kuluttajanvaihdosilmoitus; tiedot kauppakirjasta/vuokrasopimuksesta/perunkirjasta tms. saantokirjasta.
    • kiinteistötiedot paikkatietojärjestelmästä
    • väestötiedot paikkatietojärjestelmästä
    • kiinteistötietojärjestelmä
    • pankkien toimittamat asiakasvaltuutukset
    • Häiriöviestijärjestelmään julkiset tiedot saadaan suoraan puhelin operaattoreilta ja salaiset tiedot asiakas voi itse päivittää järjestelmään, lisäksi asiakastietoja lisätään tai täydennetään Kajaanin Veden ja asiakkaan välisen yhteydenpidon perusteella.
    • Veden kulutustietoja saamme lisäksi etäluettavien vesimittareiden luentajärjestelmän kautta.
    • Vuokrasopimukset
    • Palvelu- ja huoltosopimukset
    • Vesitalousluvat
    • Ympäristöluvat
    • Vakuutus- ja vahinkoasioiden tietoaineisto
    • Sakokaivolietteiden vastaanottopalvelutiedot
    • verkkotietojärjestelmä käyttää asiakastietojärjestelmän asiakastietoja, joita työssään rajatuin käyttöoikeuksin käyttävät Kajaanin kaupungin ympäristöteknisen työntekijät sekä Kajaanin Veden työntekijät
    • tulostusoperaattori
    • maksamattomien laskujen osalta perintätoimisto
    • pyynnöstä sopimuksen mukaiset liittymätiedot kiinteistönvälittäjille
    • viranomaisille siltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonnan tai muun tehtävän suorittamiseksi
  • Kajaanin Vesi ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

    Rekistereistä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, soitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

  • Manuaalinen aineisto ja tietojen suojauksen periaatteet:
    Asiakastietojärjestelmään liittyvät paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, jonne pääsy on vain nimetyillä henkilöillä ja pääsy on rajattu ovien lukituksella. Häiriöviestijärjestelmästä emme kerää manuaalista aineistoa.

    Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja tietojen suojauksen periaatteet:
    Asiakastieto- ja laskutusjärjestelmä ja siihen liittyvä Online -palvelu ja häiriöviestijärjestelmä:

    Rekistereihin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti järjestelmiimme, joihin pääsy on rajattu vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Kaikki rekisteriä käyttävät henkilöt ovat tehneet tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen (sitoumus päivitetty 03/2018).

    Asiakastietojärjestelmän ja Online -palvelun sekä häiriöviestijärjestelmän toimittajilla on pääsy asiakastietoihin. He voivat käsitellä rekisterinpitäjän henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Salassapitovelvollisuudesta ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista huolehditaan järjestelmään liittyvällä GDPR Tietojenkäsittely-sopimuksella.

  • Kiinteistön käyttöön ja siihen liittyviin sopimuksiin sisältyviä henkilötietoja säilytetään vesihuoltopalvelun asiakasrekisterissä siihen asti kunnes kiinteistön vesihuoltopalvelun tarve lakkaa kokonaan ja kiinteistöllä olevat rakennukset puretaan.

    Laskutustietojen osalta tietojen säilytysajat määräytyvät Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikojen määräysten ja suositusten mukaan seuraavasti:

    • Laskutukseen sekä suorituksiin liittyvät aineistot säilytetään sähköisenä järjestelmässä sekä paperiasiakirjoina arkistossa 10 vuotta. Saataviin perustuvat aineistot säilytetään sähköisenä järjestelmässä ja paperiasiakirjoina 10 vuotta viimeisimmästä päätöksestä/maksusta.

    Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli soveltava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

    Henkilötietoja sisältävät asiapaperit kerätään erikseen lukolliseen astiaan ja tuhotaan ulkopuolisen palveluntuottajan toimesta (sopimus).

    Häiriöviestijärjestelmästä lähetetyt viestit ja niiden sisältämät henkilötiedot poistetaan, kun kyseisiä tietoja ei enää tarvita ko. häiriön käsittelyyn kuitenkin viimeistään 2 vuoden kuluttua häiriön päättymisestä.

  • Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää. (tietosuoja-asetus 15 art.)

    Kajaanin Veden Online-palvelussa, asiakas voi itse tarkistaa asiakasnumeron, nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Palvelusta löytyy myös kaikki laskutustiedot sekä voimassaolevan sopimuksen tiedot, osoite ja vesimittarin lukematiedot.

    Omia tietoja koskeva pyyntö voidaan lisäksi tehdä sähköisellä lomakkeella Kajaanin kaupungin verkkosivujen kautta osoitteessa www.kajaani.fi/tietosuoja. Henkilöllisyys todennetaan kirjautumalla henkilökohtaisin tunnuksin, joko verkkopankkitunnuksilla, teleyrityksen mobiilivarmenteella tai väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmenteella.

    Pyyntö voidaan tehdä myös henkikohtaisen käynnin yhteydessä Kajaanin kaupungin kirjaamossa (os. Pohjolankatu 13, Kajaani), jolloin rekisteröidyn on aina todistettava henkilöllisyytensä. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti.

  • Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

    Rekisterinpitäjän on oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tiedot korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

  • Lainmukainen henkilötietojen käsittely (Tietosuoja-asetus art 6):
    Henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

    Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

    • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden (käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden)
    • käsittely on lainvastaista, rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
    • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

    Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä.

    Oikeus tietojen poistamiseen on:

    • jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä käsiteltiin
    • jos rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
    • jos henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai jos henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

    Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Oikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhaku-keinoja tai oikeussuojakeinoja (tietosuoja-asetus 77 art.). Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki.